ExcelファイルをPDF化する方法
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こんにちは!ハロー!パソコン教室イオンタウン新船橋校 谷本( @hello_shinfuna)です。
ある生徒さんから、「PDF」ってどう使うの?「Excel」のままじゃだめなの?
と質問がありました。
今回は、PDF形式でファイルを保存するメリットとその方法をご説明します。
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PDF形式のファイルのメリット
Excelで作成したファイルは、「PDF」という別の形式のファイルに保存することができます。
PDF形式で保存すると、下記のようなメリットがあるため、ファイルを人に渡す際によく使われます!
☆PDF形式ファイルのメリット
1.データが勝手に編集されない
PDF形式のファイルは、基本的には内容を編集することができません。
請求書や見積書のように、勝手に内容を編集されては困る書類などはPDF形式が適していいます。
2.パソコン環境を問わず誰でも閲覧できる
Excelのファイルは、パソコンにExcelがインストールされていないと内容を閲覧することができません。
また、Excelのバージョンが作成者と相手側とで異なるとレイアウトが崩れることもあります。
しかし、PDF形式のファイルは、それを閲覧するためのアプリケーションがほとんどパソコンに入っているため、Excelを持っていない人のパソコンでも閲覧することができます。
また、スマートフォンやタブレットなど、パソコン以外の機器でも閲覧することができます。
出先で、急いで確認してもらいたい資料がある時はPDFがよいですね。
PDF形式で保存する方法
次にファイルをPDF化する方法を説明します!
手順は下記の通りです。
1.PDF化するExcelファイルを開いて、[ファイル]タブ-[名前をつけて保存]を選択します。
保存先を指定し、ファイル名を入力したら、ファイルの種類 [PDF(*.PDF)] を選択します。
この通り、PDFファイルがデスクトップに作成されました!
簡単ですね♪
Excelファイルの一部だけPDF化する方法
また、Excelファイルの一部だけ保存する方法もあります。
手順は下記の通りです。
1.Excelファイルを開いて、PDF化する部分を範囲選択します。
2.[ファイル]タブ-[エクスポート]-[PDF/XPS ドキュメントの作成]を選択します。
3.ポップアップ画面「PDF または XPS形式 で発行」が表示されます。
保存先を指定し、ファイル名を入力したら、【オプション】ボタン を押します。
4.オプションのポップアップ画面で【発行対象】の【選択した部分】選択し、OKボタンを押して、
元の画面に戻ったら、【発行】を押します。
この通り、選択されたデータのPDFファイルが作成されました。
以上です。
Excelファイルの一部だけPDF化する方法は覚えておくと仕事で役に立ちそうですね。
ぜひ活用してみてください!
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- 2021.01.15 Friday
- Excel
- 12:27
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