【Excel】フィルターで抽出した結果をコピー貼り付けすると、行が少なく表示されてしまう時の対処法

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    こんにちは!ハロー!パソコン教室イオンタウン新船橋校 鈴木( @hello_shinfuna)です。
    あけましておめでとうございます。

    年末は家の大掃除に明け暮れ、年明けからはひたすら飲んだくれ、あっという間に10日間の休みが終わっていきました。

    というわけで久しぶりのブログ更新です^^;

    今年もみなさんのお役に立つ情報を定期的に発信していきたいと思いますのでどうぞよろしくお願いします!

     

    さてさて、今回の記事は昨年Excelレッスン中に生徒さんより質問いただいた内容です。

    オートフィルターを使って色々な条件でデータを抽出し、別位置にデータをコピーして流用するというレッスン内容でした。

     


    元々大容量のデータにオートフィルタを設定

     

     


    例えば在庫数が"0"なデータだけを抽出するという条件を指定

     

     

     

    上部が抽出結果、下部が抽出結果をコピーして貼り付けたもの

    この流れで言えば、在庫数が0になっている商品を発注するためにリストを作ったというわけですね!

     

    このように条件を指定して抽出した結果は様々な場面で流用できるとても便利なデータです。

    しかし、貼り付け時に結果がおかしくなることが稀に…!!

    理由が分かれば『あ、そっか!そりゃそうだよね』とつい言ってしまうような単純なことなのですが、当教室の生徒さんのように何故なんだ??とずっと頭を悩ませてしまう可能性もあるので気になる方は是非最後まで一読ください!

     

     


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    『結果がおかしい』とはどのような状態なのか?

     

    オートフィルターをよく扱う方でも状況によっては一度も遭遇したことのない事象かもしれません。

    まずはどのような状態を指しているのか見てみましょう。

     

    支社が"新宿"のデータのみを抽出して結果を真横にコピー貼り付けしました。

    すると7件あったデータが何故だか2件になってしまったではありませんか(?_?)

    ※場合によっては2件ではなく1件も表示されない場合もあります。

     

    ここまで見てカンの鋭い方なら理由が分かったかもしれませんね^^

    原因は『表の横に貼り付けたから』です。

    これはオートフィルターでの抽出がどのような動きをしているか把握できれば理解できます。

     

     

     

     

    抽出した時のExcelの状態とは

     

    抽出した結果とは、行番号を見てもらうと分かる通り抽出条件から漏れたデータ行が"非表示"になっている状態です。

     

     

    表の下部にコピーは正常なのに、表の横にコピーするとおかしい原因は行の非表示によるものなんです。

    コピー貼り付けした結果、2件しかデータが表示されなかったのは5,6行目に表示されるデータしか表示されていなかったからです。

    4,7,8,9,10行目に貼り付けられているデータがフィルター抽出の影響で非表示になっているため、このような結果になってしまいました。

     

    ↓抽出結果を右隣にコピー貼り付けした状態

     

     

    ↓フィルター解除時

     

     

     

    ちゃんと抽出した7件のデータが貼り付けられています!

    フィルタを解除してみればすぐに理解できるのですが、質問のあった生徒さんはこの仕組に気づかず、ずっと頭を悩ませていたわけなんですね~

     

    ちょっとした落とし穴でした^^;

     

     

    では、また!

     

     

     


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