【Outlook】メールデータを保存する方法 これでサーバーからメールを消しても大丈夫!

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    こんにちは!パソコン教室イオンタウン新船橋校 鈴木( @hello_shinfuna)です。

    皆さん、メールは何をお使いですか?

    プロバイダメールや会社勤めをされているなら自社独自のメールをお使いという方もいらっしゃると思いますが、誰でも簡単にどこでも使える便利なWEBメールといえばGmailですね。

    普通にやり取りできるデータサイズが受信50MB、送信25MBという容量の大きさも魅力の一つです。

    私も使い始めてから15年くらい経ちますが、いったいどれだけのメールを蓄積できるのかと考えたことはありますか?

     

    無限ではないんです。ちゃんと上限があるんです。

    Gmailの場合はGoogleDrive・Googleフォトと合わせて15GBです。

    月に数件ほどのメールを受信する程度であれば全く気にする必要もないかもしれませんが、写真やファイルが添付されたメールを頻繁に受信していたり、Gmailはあまり使ってないけどGoogleDriveには結構データを保存している、フォトも元のサイズのまま写真をアップロードしているならもしかすると容量オーバーは時間の問題かもしれませんね。

     

    Driveやフォトの容量削減方法はまた次回として、今回はGmailの空き領域を増やす手順についてピックアップします。

     

    空き容量を増やす=メールを削除する

    至ってシンプルなことです。ただ、中には削除したくないメールや残しておきたいメールだってありますよね。

    こんなときは残しておきたいメールの保存先をサーバーではなく自分のパソコンに変更しましょう!

     

     



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    まずはメールの仕組み(受信)を理解しよう!

     

    メールの受信手順は以下の2つの仕組みがあります。どちらもメールソフトが自動的にメールサーバーにアクセスしてメールをダウンロードしてくれる仕組みです。

     

    POP・・・Post Office Protocol(ポスト・オフィス・プロトコル)

     

    IMAP・・・Internet Message Access Protocol(インターネット・メッセージ・アクセス・プロトコル)

     

    ではこのPOPとIMAP、違いはどこにあるのでしょうか。

    その違いは、メールをサーバーに残すか残さないかにあります。

     

     

    「POP」では、メールをいったんスマホやパソコンにダウンロードして取り込むと、サーバーからは無くなってしまいます(何日間は消さずに残すという設定もできる)。

    「IMAP」では、ダウンロードするのはメールのいわばコピー(キャッシュ)で、メール本体はサーバーにいつまでも残ったままなのです。つまり、ユーザーのメールはサーバーが管理してくれるということになります。

     

     

    今回はIMAPを使った以下の手順でサーバーに依存しないメールデータを保存したいと思います。

     

    メールサーバーと同期しないフォルダーをメーラー側に作成し、必要なメールのコピーをそのフォルダーに移動することで、メールサーバーからメールを削除しても、メーラー側では残しておくことができるようになります。

     

     

    それでは実践していきましょう!

     

     

     

    Outlookで必要なメールを振り分けよう

     

    【第一段階】

    まずは受信したメールで必要だな、残しておきたいなと思うメールをまとめる用のフォルダを作成して対象メールをコピーしましょう。

     

    Outlookを起動します。

    ▲▲ウントを右クリックして新しいフォルダーを作成します。

     

    2召法愡弔靴燭ぅ瓠璽襦戮箸いμ樵阿鬚弔韻討きましょう。

     

     

    ぜ尊櫃忙弔靴燭ぅ瓠璽襪髻愡弔靴燭ぅ瓠璽襦戰侫ルダーにコピーしましょう。

    メールを右クリック、移動からフォルダーへコピーを選択します。

     

    ゥ灰圈疾茲離侫ルダーを選択してOKをクリックしましょう。

     

    実際に『残したいメール』フォルダーにメールがコピーされているか確認しましょう。

    ちゃんとコピーできていましたね!

     

     

     

    【第二段階】

    『残したいメール』フォルダーをデータとしてパソコン内に保存しましょう。

     

    .侫.ぅ襪鬟リックします。

     

    開く/エクスポートを選択し、インポート/エクスポートを選択します。

     

    ファイルにエクスポートを選択して次へをクリックします。

     

     

    outlookデータファイルを選択して次へをクリックします。

     

    ゥ┘スポートするフォルダー(残したいメール)を選択して次へをクリックします。

     

    参照をクリックして保存先とファイル名を指定します。

    今回は分かりやすく保存先をデスクトップ、ファイル名を『残したいメール』としました。

     

    Ы妬した場合、エクスポートするアイテムと置き換えるの選択はそのままで完了をクリックします。

     

    ┘僖好錙璽匹魑瓩瓩蕕譴泙后I要な場合は入力してOKをクリックしましょう。

    空欄(設定なし)でも大丈夫です!

     

    エクスポートされたデータを確認しましょう。

    outlookのアイコンで拡張子は.pstという名前のファイルが作成されていますね。

    これでメールデータの保存は完了です。

     

     

    【第三段階】

    エクスポートしたメールフォルダーをoutlook上に『outlookデータファイル』フォルダーとして表示させます。

     

    .侫.ぅ襪鬟リックします。

     

    開く/エクスポートからoutlookデータファイルを開くを選択します。

     

    B萋鹵奮でエクスポートしたoutlookデータファイルを選択してOKをクリックします。

     

    outlook上で『outlookデータファイル』という項目が作成されているかを確認します。

     

    今後、残したいメールを受信した際は上記で作成したoutlookデータファイルの『残したいメール』フォルダーにメールを振り分けておきましょう。

    これでサーバー上のメールはきれいさっぱり削除してもOK!

     

     

    この手順、パソコン買い替え等でメールデータも引越ししたい場合なんかにも有効ですね!

    是非、実践してみてください。

     

     


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