【Excel】何回も同じ入力を繰り返すならドロップダウンリストを使おう!

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    こんにちは!ハロー!パソコン教室イオンタウン新船橋校 西山( @hello_shinfuna)です。

    Excelでシフト表等を作る時に、同じ名前を繰り返し入力しなければならない事があると思います。

    何回も同じ名前を入力するのは面倒ですよね。。そんな時に便利な機能がドロップダウンリストです!

    難しそうに感じるドロップダウンリストもやってみれば簡単なので、今回マスターしてしまいましょう!



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    入力規則でドロップダウンリストを設定しよう!

     

    まずは繰り返し入力することになるもののリストを作りましょう。

    今回は担当者リストを作って、名前はドロップダウンリストから入力できるように設定していきます。

    まずは…

     


     

     

    担当者リストを入力します。今回はC3〜C12に入力規則を設定します。リストはすぐ隣に作りましたが、もちろん別シートに作っても問題ありません。

    次に、リストの範囲に名前を設定しましょう。

     

     

     

     

    次は入力規則の設定です。

    今回入力規則を設定するC3~C12を選択し、リボンの「データ」タブ、データツールグループの「データの入力規則」をクリック。

    (今回のExcelの画像では、便宜上データリボン内のグループ表示順を変えてます。)

     

     

     

    データの入力規則ダイアログボックスの、入力値の種類を「リスト」に。

    元の値に先程名前を設定した範囲を参照するように入力しましょう。今回は " =担当者 " と入力しています。

    名前を設定しなかった場合は、セル範囲を絶対参照しましょう。

    今回だったら " $E$3:$E$9 " になります。

     

     

     

    OKをクリックすれば…

     

     

    ドロップダウンリストから入力できるようになりました!

    難しそうに見えてすごく簡単なんです。

     

     

    右クリックならもっと簡単!

     

    ドロップダウンリストを作るほどでもない場合は右クリックから入力するのがとても簡単!

    まずは列方向に名前一巡入力しましょう。これだけは入力が必要です。

     

     

     

    さて、担当者をこの3人で回していくならばこれ以上の文字入力は必要ありません。

    次に名前を入力したいセルを右クリックして

     

     

     

     

    「ドロップダウンリストから選択」をクリック。すると…

     

     

     

    列方向に入力されている名前がリストで出てきました!

    ちょっとしたファイルを作るくらいならコチラのほうが楽で簡単ですよね。

    作るファイルの規模や汎用性を考えて使い分けるのが良いのではないかなぁと思います!

    ちなみにこの機能にはショートカットキーもあります。

    「Alt」+「↓」でも同様のことができますので更に効率良く作業できます!

     

     

     

    最近はWordの簡単便利機能を紹介してきましたが、次回もExcelの入力規則のちょっとしたテクニックを紹介できればと思います。

    もしよろしければぜひ参考にしてくださいね!

     

     

     

     

     

     

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