フラッシュフィルで時短しよう

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    こんにちは!ハロー!パソコン教室イオンタウン新船橋校 谷本( @hello_shinfuna)です。

     

    前回に引き続き、Excelで名簿管理する際のテクニックのご紹介です。

    フラッシュフィルとは、入力されたデータから規則性を自動的に認識して実行してくれる機能です。

    複数のデータがあって並び方のパターンが統一されていれば、データを分離したり結合したりすることができます。

     

     

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    フラッシュフィルの使い方

     

    少し分かりづらいので、具体例で説明しますね。

    まずは、データを分離する例です。

     

    例えば、社員名簿の氏名欄で「性」「名」を別々に管理する必要ができた場合、

    フラッシュフィルを使えば、「性」や「名」を一発で抽出することができます。

    下記が手順です。

     

    1. データを抽出したいセルを選び、1つ目のデータを手入力します。

        今回の例では、D4に「川村」と入力します。

     

    2. D5のセルをアクティブにして、「データ」-「データツール」-「フラッシュフィル」を選択します。

     

     

     

    3. このように一度にD列が自動で入力されます。

     

     

    とても簡単ですね。

     

    次に、データを結合する例です。

    「住所2」で「郵便番号」と「住所1」を結合したデータを抽出します。

    こちらも手順は一緒です。

     

    1.   データを抽出したいセルを選び、1つ目のデータを手入力します。

      この例では、G5に「〒111-1111 奈良県五條市西吉野町平雄12-17-10」と入力します。

      1つ目のセルは、直接入力してもいいですし、セルの文字列をコピーして、貼り付けしてもOKです。

     

    2.   G6のセルをアクティブにして、「データ」-「データツール」-「フラッシュフィル」を選択します。

     

     

    3.   このように、G列に「〒郵便番号 住所1」が自動で入力されます。

     

     

     

     

    フラッシュフィル機能の注意点と自動化について

     

    最後に、フラッシュフィルの注意点と自動化についてお話します。

     

    1.フラッシュフィルの注意点

     

     フラッシュフィルは便利な機能ですが、フラッシュフィルを使用しようとしたら、

     下記のようなエラーメッセージがでることがあります。これは、Excelが規則性見いだせなかった場合に表示されます。

     

     

     フラッシュフィルを使用するには、1つの列のデータは同じ規則で入力されていることが必要です。

     スペースや数字に半角と全角が混在していると、パターンを読み取れないようです。

     単純なデータ処理は、フラッシュフィルで時短になりますが、

     複雑なデータ処理では、関数や区切り位置指定ウィザードを使う方がいい場合もあります。

     

    2.自動でフラッシュフィルを使用したい場合

     

       フラッシュ フィルをオンにするには、[ツール]、[オプション]、[詳細設定]、[編集設定] の順に移動して、

     [自動的にフラッシュ  フィルを行う] ボックスをオンにします。

     すると、Excelが規則性見いだした場合に自動的にデータが入力されるようになります。

     職場のパソコンの設定は、勝手に変えられない場合もありますが、確認してみてください。

     

     

     


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