【Excel】ドロップダウンリスト(プルダウンリスト)やショートカットキーを使って入力を効率化しよう!

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    こんにちは!ハロー!パソコン教室イオンタウン新船橋校 石川です。
    Excelでは同じ項目を入力する事が多々あります。

    例えば販売する商品の項目が複数ある場合、同じ項目を何度も入力するのは手間ですよね。

    また手入力の場合は間違って入力してしまうミスも発生する可能性があります。
    そんな時は「ドロップダウンリスト」(プルダウンリスト)という機能が便利です。


    2016-03-02_10h31_40.jpg


    「▼」をクリックして、登録した項目から選択するだけで、入力が可能になる機能です。

    本日はその「ドロップダウンリスト」の使い方をご紹介します。



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    リストを作って決まった項目を入力する手間を省こう



    今回は車種を入力する際に、リストから選択する方法を例にとって説明します。

    最初はリストから選択したいセルをアクティブにしておきます。


    2016-03-02_10h29_47.jpg



    そして、選択する車種の一覧表を作成しておきましょう。これは同じシート内でも別シートに作成してもOKです。



    2016-03-02_10h30_24.jpg


    次にリボンの「データ」タブから「データの入力規則」を選択しましょう。



    2016-03-02_10h30_45.jpg



    「データの入力規則」のダイアログボックスが表示されたら「入力値の種類」で「リスト」を選択します。


    2016-03-02_10h30_57.jpg


    そして「元の値」のボックス内にリストにしたい範囲を選択しましょう。



    2016-03-02_10h31_20.jpg


    これで、先ほどのセルにカーソルを合わせると、先ほど設定したリスト内から項目を選択する事が出来るようになりました。


    2016-03-02_10h31_40.jpg

     

    元の値の部分は直接入力でも大丈夫!



    先ほどのデータの入力規則のダイアログボックス内の「元の値」は表の範囲を選択するだけではなく、直接入力でも選択項目を設定することが可能です。

    設定方法は簡単。

    リストにしたい項目をカンマ区切りで元の値に入力しておくだけ。


    2016-03-02_10h31_58.jpg



    しかし上の画像では少し間違いがあります。この状態で設定すると…


    入力した項目が一つのまとまりとして表示されてしまいました。



    2016-03-02_10h32_16.jpg



    正しくは元の値に項目を直接入力する時は「半角のカンマ」で区切らないとダメです。先ほどのはカンマではなく日本語入力の「読点」ですよね。こちらがカンマ「,」こちらが読点「、」です。半角全角の切り替えに注意しておきましょうね。



    2016-03-02_10h32_34.jpg


    カンマ区切りで設定したら、しっかりとリストから選択できるようになりました。



    2016-03-02_10h32_50.jpg
     

    何度も繰り返し出てくる項目を入力するなら「Alt+↓」のショートカットが便利!




    例えば当番表など、何度も同じ名前を入力するような表の場合はリストを設定するよりもショートカットを使った方が便利な場合もあります。


    5/7の担当を入力する際に入力するセルの上で「Altキー+↓」を押してみましょう。

    すると上に入力されている項目の中から選択して入力することができます。

    2016-05-29_19h54_20.jpg


    こうした小技も覚えておくとExcelの作業効率にグッと差が出ますよ!

    早速明日からお試しあれ。


     
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